Dokumentenprüfung

Die Dokumentenprüfung ermöglicht eine strukturierte, KI-gestützte Bewertung von Dokumenten gegen definierte Kriterien. Ideal für Angebotsbewertungen, Vertragsprüfungen, Compliance-Checks und Qualitätsaudits.

Übersicht

Mit der Dokumentenprüfung können Sie Dokumente systematisch gegen einen Kriterienkatalog bewerten und erhalten klare, belegbasierte Ergebnisse mit einem Ampelbewertungssystem. Der gesamte Prozess – von der Kriteriendefinition über die Dokumentenanalyse bis zum Abschlussbericht – ist KI-gestützt.

Kernfunktionen

• Flexible Kriterieneingabe – Definieren Sie Kriterien als Freitext, laden Sie ein Kriteriendokument hoch (PDF/DOCX) oder verwenden Sie Vorlagen
• KI-Kriterienextraktion – Wandelt unstrukturierten Text automatisch in messbare, gewichtete Kriterien um
• Paketprüfung mehrerer Dokumente – Laden Sie mehrere Dokumente hoch, die gemeinsam als Paket bewertet werden
• Ampelbewertung – Klare grün/gelb/rot-Bewertungen für jedes Kriterium mit Score (0–100 %)
• Belegbasierte Ergebnisse – Jede Bewertung enthält direkte Zitate und Verweise aus den Quelldokumenten
• Manuelle Ergebnisanpassung – Passen Sie KI-Ergebnisse manuell an (Bewertung, Score, Einschätzung, Empfehlung)
• Gesamtbewertung – Gewichteter Gesamtscore mit Zusammenfassung, automatisch neu berechnet bei Änderungen
• Teilen – Teilen Sie Prüfungen mit Teammitgliedern (Lesezugriff)
• PDF-Export – Formaler Prüfbericht mit Deckblatt, Ergebnissen und Vertraulichkeitsvermerk
• Wiederverwendbare Vorlagen – Speichern, favorisieren und teilen Sie Kriteriensätze für wiederkehrende Prüfungstypen
• KI-Modellauswahl – Wählen Sie aus verschiedenen KI-Modellen (GPT-5.4, Claude Opus 4.6, Claude Sonnet 4, Qwen 3.5 u. a.)

So funktioniert es

1. Prüfung erstellen

1. Navigieren Sie zu Apps › Dokumentenprüfung
2. Klicken Sie auf Neue Prüfung
3. Geben Sie einen Titel und eine optionale Beschreibung ein
4. Wählen Sie optional einen Dokumenttyp (z. B. Angebot, Vertrag)
5. Wählen Sie optional eine Vorlage, um Kriterien vorzuladen

2. Bewertungskriterien definieren

Es gibt drei Möglichkeiten, Kriterien zu definieren:

Freitext

Geben Sie Kriterienbeschreibungen als Freitext ein. Die KI extrahiert daraus strukturierte, messbare Kriterien.

Dokument-Upload

Laden Sie eine PDF- oder DOCX-Datei mit Kriterien hoch (z. B. ein Anforderungsprofil oder eine Checkliste). Die KI analysiert und strukturiert den Inhalt.

Vorlagen

Wählen Sie eine gespeicherte Vorlage, um einen vordefinierten Kriteriensatz zu laden. Vorlagen können innerhalb Ihres Kontos geteilt werden.

Nach der Extraktion können Sie Kriterien überprüfen, bearbeiten, gewichten, als Pflicht markieren, neu anordnen (Drag & Drop) oder manuell weitere hinzufügen.

3. Dokumente hochladen

Laden Sie die zu prüfenden Dokumente hoch (PDF oder DOCX). Mehrere Dokumente werden als Paket behandelt und gemeinsam gegen alle Kriterien bewertet.

Jedes Dokument wird automatisch verarbeitet:

• Text wird extrahiert und analysiert
• Inhalte werden für die KI-Analyse aufbereitet
• Der Verarbeitungsstatus wird in Echtzeit angezeigt

4. Beteiligte Parteien

Beteiligte Personen, Unternehmen und Organisationen können erfasst werden:

• Automatisch: Die KI identifiziert beteiligte Parteien aus den hochgeladenen Dokumenten
• Manuell: Fügen Sie Parteien direkt hinzu oder bearbeiten Sie extrahierte Einträge

Parteien werden im PDF-Export mit aufgeführt.

5. Prüfung starten

Sobald Kriterien und Dokumente bereit sind, klicken Sie auf Prüfung starten. Die KI:

1. Bewertet jedes Kriterium gegen alle hochgeladenen Dokumente
2. Vergibt eine Bewertung (grün/gelb/rot) mit einem Score (0–100 %)
3. Liefert eine detaillierte Einschätzung mit Belegen aus den Dokumenten
4. Erstellt Verbesserungsempfehlungen wo nötig
5. Generiert eine Zusammenfassung mit Gesamtbewertung

Der Fortschritt wird in Echtzeit angezeigt.

6. Ergebnisse analysieren

Die Ergebnisseite zeigt:

Nutzen Sie die Filterfunktion, um Ergebnisse nach Bewertung (grün/gelb/rot) zu filtern.

7. Ergebnisse manuell anpassen

Nach der KI-Analyse können Sie jedes Einzelergebnis direkt in der Übersicht bearbeiten:

1. Klappen Sie ein Ergebnis auf und klicken Sie auf Ergebnis anpassen
2. Passen Sie Bewertung (grün/gelb/rot), Score (0–100), Einschätzung und Empfehlung an
3. Speichern Sie — die Gesamtbewertung wird automatisch neu berechnet

So dokumentieren Sie Ihren vollständigen, menschlich überprüften Arbeitsprozess.

8. Teilen & PDF-Export

Prüfungen teilen

• Teilen Sie Prüfungen mit anderen Nutzern Ihres Accounts
• Geteilte Nutzer haben Lesezugriff auf Ergebnisse und PDF-Export
• Der Eigentümer behält die volle Bearbeitungskontrolle

PDF-Export

Exportieren Sie den Prüfbericht als formales PDF-Dokument:

• Deckblatt mit Titel, Datum und Dokumenttyp
• Gesamtbewertung mit Score und Ampel
• Beteiligte Parteien
• Zusammenfassung
• Alle Einzelergebnisse mit Belegen und Empfehlungen
• Vertraulichkeitsvermerk

Vorlagen

Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Prüfungstypen:

1. Navigieren Sie zu Apps › Dokumentenprüfung › Vorlagen
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage
3. Definieren Sie Kriterien mit Titeln, Beschreibungen, Kategorien und Gewichtungen
4. Oder generieren Sie Kriterien per KI aus Text oder Dokument-Upload
5. Speichern Sie die Vorlage

Vorlagen können kontoweit oder persönlich sein. Systemvorlagen stehen allen Nutzern zur Verfügung. Favorisieren Sie häufig genutzte Vorlagen für schnellen Zugriff auf dem Dashboard.

KI-Modellauswahl

In den Einstellungen wählen Sie das bevorzugte KI-Modell für Ihren Account:

Das gewählte Modell wird für alle KI-Operationen der Dokumentenprüfung verwendet.

Unterstützte Dateiformate

App-Aktivierung

Die Dokumentenprüfung wird vom Account-Administrator im Bereich Einstellungen › Erweiterungen aktiviert. Nach der Aktivierung erscheint die App in der Navigationsleiste unter „Apps".

Hinweis: Die Prüfungskosten werden über das reguläre Token-Budget Ihres Accounts abgerechnet. Jede KI-Operation (Kriterienextraktion, Dokumentenanalyse, Zusammenfassung, Parteien-Extraktion) wird einzeln erfasst. Die Kosten variieren je nach gewähltem KI-Modell.