E-Mail-Postfach (IMAP/SMTP)

Mit der IMAP-E-Mail-Integration greifen Ihre Agenten direkt auf ein E-Mail-Postfach zu. Im Gegensatz zur Microsoft 365 Integration werden hier Standard-IMAP/SMTP-Protokolle verwendet, die mit nahezu jedem E-Mail-Anbieter funktionieren. Das Postfach wird einmal zentral am Agenten konfiguriert, zum Beispiel ein Team-Postfach wie support@ihrefirma.de.

Übersicht

Mit der IMAP-Integration kann Ihr Agent:

• E-Mails durchsuchen: nach Betreff, Absender:in, Datum oder Inhalt suchen
• E-Mails lesen: vollständigen Inhalt inklusive Anhängen abrufen
• E-Mails senden: neue Nachrichten verfassen und versenden
• Entwürfe erstellen: neue Entwürfe und Antwort-Entwürfe im Postfach ablegen
• Ordner verwalten: E-Mails verschieben, löschen, Ordner auflisten
• Status ändern: als gelesen oder ungelesen markieren, mit Stern/Flag markieren

Hinweis: Antworten legt der Agent als Entwurf im Postfach ab (E-Mail: Antwort-Entwurf), Sie prüfen und senden sie selbst. Ein Weiterleiten-Werkzeug gibt es nicht.

Verfügbare Werkzeuge

Die Gruppe IMAP E-Mail umfasst elf Werkzeuge:

Einrichtung

Schritt 1: E-Mail-Werkzeuge aktivieren

1. Öffnen Sie den Agenten unter Agenten → Bearbeiten. Der Abschnitt Tools liegt im Tab Allgemein.
2. Klicken Sie auf Werkzeug hinzufügen.
3. Wählen Sie im Modal Werkzeuge auswählen die gewünschten Werkzeuge der Gruppe IMAP E-Mail.
4. Klicken Sie auf Auswahl übernehmen.

Schritt 2: Postfach konfigurieren

Sobald mindestens ein E-Mail-Werkzeug aktiviert ist, erscheint unterhalb der Tools der Abschnitt E-Mail-Postfach mit dem Hinweis E-Mail-Konfiguration erforderlich:

1. Wählen Sie den E-Mail-Anbieter: IONOS, Gmail, Outlook.com / Microsoft 365 oder Eigener Anbieter. Bei den Presets werden die Server automatisch vorbelegt:
   • IONOS: imap.ionos.de / smtp.ionos.de
   • Gmail: imap.gmail.com / smtp.gmail.com
   • Outlook.com / Microsoft 365: outlook.office365.com / smtp.office365.com
2. Tragen Sie E-Mail-Adresse und Anzeigename ein (der Anzeigename erscheint bei ausgehenden E-Mails).
3. Prüfen Sie die IMAP-Einstellungen (Empfang): Server, Port 993, Benutzername (oft die E-Mail-Adresse), Passwort, Option SSL/TLS verwenden.
4. Prüfen Sie die SMTP-Einstellungen (Versand): Server, Port 587, Benutzername, Passwort, Option STARTTLS verwenden.
5. Aktivieren Sie den Schalter Postfach aktiv und klicken Sie auf Speichern.

1. Auswahl E-Mail-Anbieter: Preset wählen (IONOS, Gmail, Outlook.com / Microsoft 365 oder Eigener Anbieter), die Server werden automatisch vorbelegt.
2. IMAP-Einstellungen (Empfang) mit Port 993 und SSL/TLS.
3. SMTP-Einstellungen (Versand) mit Port 587 und STARTTLS.
4. Schalter Postfach aktiv: aktiviert oder deaktiviert die Integration für diesen Agenten.

Nach erfolgreicher Konfiguration zeigt der Abschnitt E-Mail-Postfach das Badge Konfiguriert. Beim späteren Bearbeiten gilt: Passwortfelder leer lassen, um das aktuelle Passwort beizubehalten.

Hinweise für verschiedene Anbieter

Gmail

Bei Gmail benötigen Sie ein App-Passwort statt Ihres normalen Passworts:

1. Gehen Sie zu myaccount.google.com.
2. Navigieren Sie zu Sicherheit → 2-Faktor-Authentifizierung.
3. Scrollen Sie zu App-Passwörter.
4. Erstellen Sie ein neues App-Passwort für "Mail".
5. Verwenden Sie dieses 16-stellige Passwort in der Konfiguration.

Outlook.com / Microsoft 365

Für persönliche Outlook.com-Konten funktioniert die IMAP-Konfiguration direkt. Für Unternehmenskonten empfehlen wir stattdessen die Microsoft 365 Integration mit OAuth.

IONOS

IONOS-Postfächer funktionieren direkt mit Ihrem E-Mail-Passwort.

Sicherheitshinweise

• Verschlüsselte Speicherung: Alle Zugangsdaten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
• App-Passwörter: Verwenden Sie wenn möglich app-spezifische Passwörter statt Ihres Hauptpassworts.
• Kein öffentlicher Zugriff: Agenten mit E-Mail-Postfach können aus Sicherheitsgründen nicht als öffentlicher Chatbot freigegeben werden.
• Tool-Freigaben: Admins können unter Einstellungen → Tool-Freigaben die Freigabe für sensible Tools aktivieren. Der Agent pausiert dann vor sensiblen Aktionen wie E-Mail: Nachricht senden und fragt im Chat nach, Sie bestätigen mit Freigeben oder stoppen mit Ablehnen. Details unter Tool-Freigaben.

Unterschied zur Microsoft 365 Integration

Wählen Sie die IMAP-Integration, wenn:

• Sie einen Nicht-Microsoft-Anbieter nutzen (Gmail, IONOS und andere)
• ein zentrales Postfach für den Agenten konfiguriert werden soll
• Sie keine Microsoft-365-Lizenz haben

Wählen Sie die Microsoft 365 Integration, wenn:

• jede Person ihr eigenes Microsoft-Konto nutzen soll
• Sie granulare Berechtigungskontrolle benötigen
• Sie zusätzlich Kalender, OneDrive, Teams, Planner und Co. nutzen möchten

Fehlerbehebung

"Verbindung fehlgeschlagen"

• Überprüfen Sie Servername und Port.
• Stellen Sie sicher, dass SSL/TLS verwenden (IMAP) beziehungsweise STARTTLS verwenden (SMTP) aktiviert ist.
• Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter IMAP-Zugriff erlaubt.

"Authentifizierung fehlgeschlagen"

• Überprüfen Sie Benutzername und Passwort.
• Bei Gmail: Verwenden Sie ein App-Passwort.
• Bei Microsoft: Stellen Sie sicher, dass IMAP für das Konto aktiviert ist.

"E-Mail-Werkzeuge nicht verfügbar"

• Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Werkzeug der Gruppe IMAP E-Mail aktiviert ist.
• Der Hinweis E-Mail-Konfiguration erforderlich bedeutet: Die Zugangsdaten fehlen noch, füllen Sie das Formular E-Mail-Postfach aus.
• Prüfen Sie, ob der Schalter Postfach aktiv eingeschaltet ist.

Tipp: Kombinieren Sie das E-Mail-Postfach mit wiederkehrenden Aufgaben: Lassen Sie den Agenten zum Beispiel jeden Morgen neue Nachrichten im Support-Postfach zusammenfassen und Antwort-Entwürfe für Standardfälle vorbereiten.