Rechtliches & Datenschutz

Diese Seite bündelt alles, was Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit und Compliance-Teams über hermine.ai wissen müssen: Infrastruktur, Subprozessoren, Vertragsdokumente und Löschfristen.

Überblick für Datenschutzbeauftragte

• EU-Hosting: Die Plattform läuft auf Infrastruktur von Hetzner (Deutschland) und Scaleway (Frankreich).
• KI-Modelle ausschließlich in EU-Regionen: Microsoft Azure OpenAI, AWS Bedrock (Anthropic), Google Vertex AI und Mistral AI werden jeweils in EU-Regionen betrieben.
• Kein Training externer Modelle: Ihre Daten werden nicht zum Training externer KI-Modelle verwendet.
• AVV inklusive: Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird digital akzeptiert oder (für Behörden) unterschrieben abgeschlossen, inklusive öffentlicher Subprozessorenliste.

Architekturübersicht

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Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

hermine.ai führt ein öffentliches, laufend aktualisiertes Register aller Unterauftragsverarbeiter. Sie erreichen es ohne Login unter dem Pfad /subprozessoren Ihrer hermine.ai-Instanz (z. B. https://app.hermine.ai/subprozessoren). Die Liste ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

1. Seitentitel Unterauftragsverarbeiter (Sub-Auftragsverarbeiter): das öffentliche Register nach Art. 28 DSGVO.
2. Die Spalten Anbieter, Zweck/Leistung, Verarbeitungsort und Transfergrundlage dokumentieren alle Angaben je Subprozessor.
3. Der Hinweistext zur Widerspruchsfrist: Neue Unterauftragsverarbeiter werden vorab angekündigt, Auftraggeber können innerhalb von 30 Tagen widersprechen.

Zu den eingesetzten Subprozessoren gehören unter anderem:

Maßgeblich ist immer der aktuelle Stand der öffentlichen Seite.

Nutzungsbedingungen & AVV digital akzeptieren

Für Unternehmen (B2B) erfolgt der Vertragsschluss digital per Klick-Akzeptanz, ganz ohne Unterschrift. Liegt eine neue Fassung vor, sehen Administrator:innen ein Banner mit Frist. Die Annahme selbst kann nur der/die Eigentümer:in des Accounts vornehmen.

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie in der Gruppe Rechtliches den Punkt Nutzungsbedingungen. Die Seite Nutzungsbedingungen & AVV zeigt die aktuelle Fassung.
2. Prüfen Sie die Inhalte über Volltext anzeigen oder exportieren Sie sie über Aktuelle Fassung als PDF exportieren.
3. Aktivieren Sie die Checkbox Ich akzeptiere die aktuellen Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für unser Unternehmen.
4. Klicken Sie auf Bedingungen akzeptieren.

Die Annahme wird revisionssicher mit Zeitpunkt, Nutzer:in und Fassung protokolliert. Unter Ihre bestätigten Dokumente finden Sie PDF-Nachweise zum Download, unter Annahme-Historie alle bestätigten Fassungen. Akzeptiert werden zwei Dokumentarten: die Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Verträge & Angebote (B2G)

Behörden und öffentliche Auftraggeber schließen den Vertrag klassisch per Unterschrift ab. Dafür gibt es unter Einstellungen > Verträge einen Self-Service, der Angebot, Vertrag und AVV als PDF erzeugt:

1. Seitentitel Verträge & Angebote: die Self-Service-Vertragsunterlagen.
2. Schrittkarte Vertragspaket erzeugen: Vertrag und AVV als PDFs.
3. Button Vertragspaket erzeugen (2 PDFs): erzeugt unveränderliche Dokument-Stände.
4. Schrittkarte Unterschreiben & per Post senden: Abschluss per Post, der Status erscheint anschließend hier.

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Verträge & Angebote.

Datenaufbewahrung & Löschfristen

hermine.ai setzt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO mit automatischen Löschroutinen um:

Die Speicherdauer für Widget-Unterhaltungen konfigurieren Sie unter Einstellungen › Datenschutz. Wie Sie dort auch Auskunfts- und Löschersuchen von Chatbot-Nutzenden bearbeiten, beschreibt die Seite Auskunft & Löschung (DSGVO).

Die Aufbewahrungsfrist für Transkripte stellen Sie in den Capture-Einstellungen im Abschnitt Datenaufbewahrung über Aufbewahrungsfrist für Transkripte ein, mit den Optionen 30 Tage bis 730 Tage (2 Jahre), 365 Tage (Standard) als Voreinstellung und Unbegrenzt (Enterprise). Zusammenfassungen, Aufgaben und Klärungspunkte bleiben dabei erhalten; nur Roh-Transkripte, Sprecherdaten und Sprecherzuordnungen werden gelöscht. Die Audio-Löschfrist ist fest und nicht konfigurierbar.

Einwilligung & Analyse-Datenschutz

• KI-Einwilligungsmodal: Vor der ersten Nutzung bestätigen alle Nutzer:innen eine konfigurierbare Einwilligung, siehe Einwilligungsmodal. Die erteilten Einwilligungen lassen sich als Nachweis exportieren.
• Analyse-Datenschutz: Administrator:innen und Eigentümer:innen können über die Einstellung Meine Chats von Analysen ausschließen festlegen, dass ihre Unterhaltungen nicht in Sentimentanalysen, Chat-Zusammenfassungen, Interaktions-Insights oder Quartalsberichten erscheinen. Allgemeine Nutzungszahlen (Gesamtanzahl, Kosten) werden weiterhin erfasst.

Kontakt für Datenschutz-Anfragen

Bei Fragen Ihrer/Ihres Datenschutzbeauftragten, zu AVV-Details oder zu technischen und organisatorischen Maßnahmen erreichen Sie uns unter hello@hermine.ai.

Tipp: Verlinken Sie die öffentliche Subprozessoren-Seite direkt in Ihrem internen Datenschutz-Wiki. So haben Ihre Datenschutzbeauftragten immer den aktuellen Stand, ohne bei uns nachfragen zu müssen.