Verträge & Angebote: Vertragsabschluss im Self-Service
Mit hermine.ai schließen Sie Ihren Vertrag ohne Termin und ohne Papierkram-Pingpong ab. Unternehmen (B2B) akzeptieren die Nutzungsbedingungen und den AVV digital per Klick. Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G) erzeugen sich ihr komplettes Vertragspaket selbst als PDF: unter Einstellungen in der Gruppe Rechtliches auf der Seite Verträge & Angebote.
- Seitentitel Verträge & Angebote: die Self-Service-Vertragsunterlagen.
- Schrittkarte Vertragspaket erzeugen: Vertrag und AVV als PDFs.
- Button Vertragspaket erzeugen (2 PDFs): erzeugt unveränderliche Dokument-Stände.
- Schrittkarte Unterschreiben & per Post senden: Abschluss per Post, der Status erscheint anschließend hier.
B2B oder B2G: Welcher Weg gilt für Sie?
| Account-Typ | Vertragsschluss |
|---|---|
| Unternehmen (B2B) | Digital per Klick-Akzeptanz der Nutzungsbedingungen und des AVV, siehe Rechtliches & Datenschutz |
| Behörden (B2G) | Unterschriebenes Vertragspaket (Vertrag + AVV), erzeugt im Self-Service auf dieser Seite |
B2B-Accounts, die die Vertragsseite öffnen, sehen den Hinweis „Für Ihren Account erfolgt der Vertragsschluss digital über die Nutzungsbedingungen.“ und werden auf die Seite Nutzungsbedingungen & AVV geleitet. Zugriff auf die Vertragsaktionen hat nur der/die Eigentümer:in des Accounts.
Die Dokumente im Überblick
| Dokument | Inhalt | Wann nötig? |
|---|---|---|
| Angebot | Schriftliches Angebot mit Lizenzen und Preisen | Optional: wenn ein Gremium (z. B. Stadtrat) vor Vertragsabschluss eine formale Beschlussvorlage benötigt |
| Vertrag | Der Hauptvertrag: Leistungsumfang, Nutzungsrechte, Haftung, Laufzeit und monatliche Kündigung | Immer empfohlen, für Behörden in der Regel erforderlich |
| Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) | AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive Subprozessorenliste, regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten | Erforderlich, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden (praktisch immer) |
Vertrag und AVV bilden zusammen Ihr Vertragspaket und werden gemeinsam erzeugt und unterschrieben.
Vertragspaket in vier Schritten erzeugen
Die Dokumente übernehmen Ihre Konditionen und Firmendaten automatisch. Deshalb führen zwei kurze Vorbereitungsschritte zum Ziel:
- Lizenzen wählen: Legen Sie unter Lizenzen & Preise Ihre Benutzer-Lizenzen und Optionen fest (Button Zu den Lizenzen & Preisen). Angebot und Vertrag enthalten diese konkreten Konditionen. Details finden Sie unter Abrechnung.
- Rechnungsdaten vervollständigen: Hinterlegen Sie Name, Straße, PLZ und Ort Ihrer Organisation (Button Zu den Rechnungsdaten). Diese Angaben erscheinen als Vertragspartei in den Dokumenten.
- Vertragspaket erzeugen: Klicken Sie auf Vertragspaket erzeugen (2 PDFs). hermine.ai generiert Vertrag und AVV und stellt beide zum Download bereit. Benötigen Sie zusätzlich eine Beschlussvorlage, erzeugen Sie das optionale Angebot als eigenes PDF.
- Unterschreiben & per Post senden: Senden Sie zwei unterschriebene Exemplare per Post an die auf der Seite angezeigte Versandadresse. Sie erhalten ein gegengezeichnetes Exemplar zurück; der Status erscheint direkt auf der Seite.
Beim Erzeugen können Sie Name und Funktion der unterzeichnenden Person erfassen (Unterzeichner (Kunde) und Funktion, z. B. Geschäftsführer:in oder Bürgermeister:in).
Nach dem Versand: Status und Ablage
- Jedes erzeugte Dokument ist ein unveränderlicher Stand mit Erzeugungsdatum. Für den Vertragsabschluss zählt das zuletzt erzeugte, gegengezeichnete Vertragspaket.
- Unter Erzeugte Dokumente verfolgen Sie den Status jedes Dokuments: Entwurf, Erstellt, Angenommen, Signiert, Gegengezeichnet.
- Nicht mehr benötigte Stände können Sie über Archivieren ausblenden. Archivierte Dokumente werden nicht gelöscht und lassen sich jederzeit über Wiederherstellen zurückholen.
Tipp: Erzeugen Sie das Vertragspaket erst, wenn Lizenzen und Rechnungsdaten final sind. Ändern sich die Konditionen später, erzeugen Sie einfach ein neues Paket; die alten Stände bleiben als Nachweis erhalten.
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