Abrechnung: Verbrauch, Lizenzen und Rechnungen

hermine.ai rechnet transparent ab: eine feste Grundgebühr pro Benutzer-Lizenz plus nutzungsabhängige Kosten für KI und Tools. Alles rund um die Abrechnung finden Sie in den Einstellungen in der Gruppe Abrechnung, aufgeteilt auf vier Seiten: Verbrauch, Lizenzen & Preise, Rechnungsdaten und Rechnungen.

So ist die Abrechnung aufgebaut

Wichtig zu wissen:

• Die Rechnungsstellung erfolgt zentral per Rechnung. Es gibt keine Kreditkartenzahlung und keine Zahlungsdaten in der App; unter Rechnungen sehen Sie nur die fertigen Belege.
• Administrator:innen können alle Abrechnungsseiten einsehen. Buchungen und Änderungen kann nur der/die Eigentümer:in des Accounts vornehmen.

Verbrauch überwachen (Einstellungen > Verbrauch)

Die Seite Verbrauch zeigt Ihre laufenden Kosten des Monats, ohne dass Sie etwas konfigurieren müssen.

1. Budget & Verbrauch: die Monatsübersicht auf einen Blick.
2. Verbrauch (KI & Tools): Ihr aktueller Monatsverbrauch.
3. Prognose Monatsende: die Hochrechnung auf das Monatsende.
4. Verbrauchsverlauf: der zeitliche Verlauf inklusive Tokens und generierter Wörter.

Neben den Kacheln Verbrauch (KI & Tools), Budget, Verbleibend und Prognose Monatsende finden Sie weiter unten die Auffälligkeiten und die Kostenaufstellung:

1. Auffälligkeiten: die teuersten Einzel-Anfragen des Monats, um Ausreißer durch einzelne Aktionen, Nutzer:innen oder Agenten zu erkennen.
2. Nutzer nahe Budget-Limit: Frühwarnung für Nutzer-Budgets.
3. Fixkosten: Lizenzgebühr, Service Level Agreement, Speicherplatz.
4. Variable Kosten: nutzungsabhängige KI- und Tool-Kosten nach Kostentyp.
5. Summe (netto): die Monatssumme vor Umsatzsteuer.

Die variablen Kosten sind nach Kostentypen aufgeschlüsselt, zum Beispiel KI/Tool-Anfragen, Importe von Datenquellen, TTS/Transkription, Dokumentübersetzungen, Meeting-Transkriptionen, Analysen von Chatverläufen oder Dokumentenprüfungen. Unter der Aufstellung sehen Sie Summe (netto) und Gesamt (brutto).

Lizenzen & Preise verwalten (Einstellungen > Lizenzen & Preise)

1. Benutzer-Lizenzen: Anzahl der Lizenzen einstellen, 20 EUR netto pro Lizenz und Monat.
2. Benutzeranzahl speichern: die Änderung buchen.
3. Monatlicher Gesamtpreis: Grundgebühr inklusive SLA und Zusatzspeicher.
4. Monatliches Kostenlimit (KI & Tools): die Budgetgrenze für variable Kosten.
5. Support-Level (SLA): das optionale Support-Level.

So gehen Sie vor (nur Eigentümer:in, Administrator:innen sehen eine Nur-Lese-Ansicht):

1. Öffnen Sie Einstellungen und klicken Sie in der Gruppe Abrechnung auf Lizenzen & Preise.
2. Stellen Sie unter Benutzer-Lizenzen die gewünschte Anzahl ein und klicken Sie auf Benutzeranzahl speichern. Abgerechnet wird die eingestellte Lizenzanzahl pro Monat, unabhängig von der aktuellen Belegung. Gut zu wissen: Erhöhen Sie die Lizenzen, sind die zusätzlichen Benutzer sofort nutzbar, die höhere Grundgebühr gilt erst ab dem Folgemonat. Lizenz-Änderungen werden zum Monatswechsel wirksam, eine anteilige Abrechnung gibt es nicht.
3. Wählen Sie optional ein Support-Level (SLA) über Wählen. Die Kosten werden monatlich mit abgerechnet.
4. Buchen Sie bei Bedarf Speicher über Zusätzlichen Speicherplatz buchen (7,50 EUR pro 10 GB und Monat).
5. Setzen Sie das Monatliche Kostenlimit (KI & Tools). Ist das Limit erreicht, pausiert die kostenpflichtige Nutzung. Ihr maximaler Rahmen ist voreingestellt; brauchen Sie mehr, klicken Sie auf Höheres Budget anfragen.
6. Den Monatlichen Gesamtpreis sehen Sie oben auf der Seite. Über Angebot als PDF erzeugen exportieren Sie Ihre aktuellen Konditionen, zum Beispiel für den Einkauf oder als Beschlussvorlage.

Verbrauchspreise einsehen

Auf der Seite Lizenzen & Preise finden Sie außerdem die vollständige Preisliste für die nutzungsabhängigen Kosten:

1. Verbrauchspreise (KI & Tools): alle nutzungsabhängigen Preise, netto.
2. KI-Modelle (je 1 Mio. Token): Tokenpreise pro Modell, getrennt nach Eingabe und Ausgabe.
3. Tools (je 100 Aufrufe): Toolpreise pro 100 Aufrufe.

Zwei Besonderheiten:

• Premium-Modelle wie GPT 5.5 oder Claude Opus werden mit einem eigenen Aufschlag berechnet und sind entsprechend teurer.
• Hinterlegen Sie eigene KI-Provider-Zugangsdaten, entfallen die Token-Kosten in hermine.ai. Sie zahlen die Token dann direkt bei Ihrem Provider, es bleibt nur der Tool-Aufschlag.

Kostenlimits pro Nutzer:in

Zusätzlich zum Kostenlimit auf Account-Ebene können Sie Budgets pro Person vergeben:

1. Öffnen Sie Einstellungen > Benutzer (siehe Benutzerverwaltung).
2. Legen Sie für einzelne Nutzer:innen ein monatliches Kostenlimit fest, auf Wunsch auch als Massenaktion für mehrere Personen gleichzeitig.
3. Ab 80 Prozent des Budgets erscheint eine Warnung, auf der Verbrauchsseite unter Nutzer nahe Budget-Limit. Bei Erreichen des Limits sind für diese Person keine weiteren kostenpflichtigen Anfragen möglich.

Rechnungen & Rechnungsdaten

• Rechnungsdaten: Hinterlegen Sie hier Firmenname, Anschrift, Rechnungs-E-Mail und USt-IdNr. Diese Angaben sind die Grundlage für Ihre Rechnungen und für die Vertragsunterlagen.
• Rechnungen: Hier sehen Sie Ihre fertigen Belege und laden sie als PDF herunter. Die Rechnungsstellung erfolgt zentral; die Seite ist ein reiner Lese-Spiegel ohne Zahlungsinformationen.

1. Rechnungen: der Lese-Spiegel der zentral erstellten Rechnungen.
2. Die Spalten Rechnungsnummer, Datum, Zeitraum und Betrag geben die Belegübersicht.
3. PDF herunterladen: den Beleg als PDF laden.

Kündigung und Sonderleistungen

• Kündigung anfragen: Sie können jederzeit zum Monatsende kündigen, es gibt keine Mindestlaufzeit. Auf Wunsch exportieren wir Ihre Daten vorab in einem gängigen Format. Nach der Anfrage nehmen wir Kontakt auf und bestätigen den Termin.
• Eigene Domain: Betreiben Sie hermine.ai unter Ihrer eigenen Domain, einmalige Einrichtung 299 EUR netto über Einrichtung anfragen (299 €). Details unter Eigene Domain.
• Beratungsleistungen: Beratung und Entwicklung auf Stundenbasis, separat buchbar: Einzelstunde 149 EUR, 10-Stunden-Budget 1.299 EUR, 25-Stunden-Budget 2.999 EUR.

Tipp: Kombinieren Sie das Monatliche Kostenlimit (KI & Tools) auf Account-Ebene mit individuellen Nutzer-Budgets. So begrenzen Sie Ausreißer früh, ohne den produktiven Betrieb für alle zu stoppen, und die Warnungen unter Nutzer nahe Budget-Limit geben Ihnen rechtzeitig Bescheid.