Auskunft & Löschung (DSGVO Art. 15 und 17)

PDF-Leitfaden zum Download: Der komplette, versandfertige Leitfaden mit Screenshots, Prozessbeschreibung und Impressum steht hier bereit: Datenschutz im KI-Chatbot: Auskunft und Löschung (PDF). Ideal zum Weitergeben an Datenschutzbeauftragte oder als Nachweis-Vorlage.

Wer Ihren KI-Chatbot als öffentliches Widget nutzt (zum Beispiel Bürger:innen auf einer kommunalen Webseite), kann Auskunft über die eigenen Daten verlangen (Art. 15 DSGVO) und deren Löschung fordern (Art. 17 DSGVO). Diese Seite fasst zusammen, wie das auf hermine.ai abgebildet ist. Als betreibende Organisation (Kommune, Behörde, Unternehmen) sind Sie die Verantwortliche; wir sind Auftragsverarbeiter.

Das Wesentliche in Kürze

• Zwei Wege: Nutzende erledigen Auskunft und Löschung selbst im Chat-Fenster (Selbstbedienung), oder Sie bearbeiten einen formellen Antrag im Backend unter Einstellungen › Datenschutz.
• Identifizierung ohne Konto: Anonyme Nutzende weisen sich über ihre Chat-Kennung plus ein signiertes Besitz-Token aus (Art. 11 DSGVO). Ohne diesen Nachweis ist keine Auskunft oder Löschung möglich.
• Nachweisbar: Jeder Export und jede Löschung landet im Audit-Log, das Sie als CSV herunterladen können (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Weg A: Selbstbedienung im Chat-Fenster

Unter dem Eingabefeld des Chat-Widgets stehen drei Aktionen bereit:

1. Chat-Kennung: kopiert die eindeutige Kennung des Chats. Nutzende sollten sie aufbewahren, falls sie später einen formellen Antrag stellen.
2. Meine Daten herunterladen: lädt alle zum Chat gespeicherten Daten als Datei herunter (Nachrichtenverlauf, Kennungen, Feedback, automatische Auswertung) inklusive der Pflichtangaben nach Art. 15 Abs. 1 (Zweck, Empfänger, Speicherdauer).
3. Chat endgültig löschen: entfernt den Chat nach einer Sicherheitsabfrage unwiderruflich vom Server, auch beim KI-Verarbeitungsdienst im Hintergrund. Die Bestätigung erscheint sofort.

Die Aktionen sind pro Chatbot im Widget-Konfigurator unter Verhalten über Datenschutz-Aktionen anzeigen ein- oder ausblendbar (Standard: aktiv).

Weg B: Betroffenenanfrage im Backend bearbeiten

Öffnen Sie Einstellungen › Datenschutz (nur für Administrator:innen). Dort können Sie:

1. Nach der Chat-Kennung suchen, die Ihnen die Person nennt. Alternativ nach Besucher-Kennung, IP-Adresse oder Zeitraum.
2. Die betroffenen Unterhaltungen auswählen und einen Grund oder eine Vorgangsnummer eintragen (bei Löschungen verpflichtend).
3. Auf Auswahl exportieren (Art. 15) oder Auswahl endgültig löschen (Art. 17) klicken.

Über die Besucher-Kennung lassen sich alle Chats einer Person auf einmal löschen. Alle Vorgänge erscheinen im Audit-Log, das nur Metadaten enthält (nie Chat-Inhalte) und als CSV exportierbar ist.

Speicherdauer richtig einstellen

Im selben Bereich legen Sie die Speicherdauer für Widget-Unterhaltungen fest. Wichtig: Dieser Wert gilt nur für die Chats anonymer Besucher:innen. Die Unterhaltungen eingeloggter Mitarbeiter:innen sind deren Arbeitsverlauf und behalten immer die Standard-Speicherdauer von 16 Monaten. So können Sie für Bürger:innen-Chats eine kurze Frist (zum Beispiel 90 Tage, Minimum 30 Tage) setzen, ohne interne Unterhaltungen zu löschen.

Prozess dokumentieren

Für die Aufsichtsbehörde sollten Sie festhalten, wer eine Anfrage auslöst, wie verifiziert und wie bestätigt wird. Der PDF-Leitfaden enthält dazu eine fertige Prozess-Tabelle und den Hinweis auf den Sonderfall nach Art. 11 (keine Zuordnung möglich).

Weitere Infrastruktur- und Vertragsfragen (EU-Hosting, Subprozessoren, AVV) beantwortet die Seite Rechtliches & Datenschutz.